Reglement


              PCR OOST- VLAANDEREN REGLEMENT 2020

Alle verenigingen, individuelen of clubleden die zijn aangesloten bij Cycling Vlaanderen (Cy. Vl.) en die zich inlaten met wielertoerisme en/of veldtoertochten (VTT), in de ruimste betekenis van het woord, zijn onderworpen aan de reglementen van het Vlaams Beheercomité Recrea (VCR). 

De Provinciale Commissie voor Recreatiesport (PCR) heeft de opdracht alle reglementen van het VCR te doen naleven.
Alle gevallen welke niet in het navolgende reglement voorzien zijn vallen onder de bevoegdheid van de PCR, die zich het recht voorbehoudt te allen tijde de reglementen aan te vullen of te wijzigen.

1.       WIE MAG ORGANISEREN

Om veldtoer- en andere fietstochten te mogen organiseren moet een club bij Cycling Vlaanderen aangesloten zijn en over voldoende leden beschikken.

2.       AANVRAAG ORGANISATIE

Om als officiële organisatie op de kalender aangenomen te worden dient de aanvraag op het daartoe voorziene formulier/server aan de gewestafgevaardigde te zijn overgemaakt vóór 1 september van het voorgaande jaar. Voor MTB tochtten moet eveneens een aanvraag gedaan worden via de E-tool van Sport Vlaanderen.

3.       AANTAL ORGANISATIES PER CLUB

Een Oost-Vlaamse club mag maximum 4 cluborganisaties op zaterdag, zondag of feestdag, op de jaarkalender aanvragen.
Midweekfietstochten mogen onbeperkt worden georganiseerd. Opgelet: slechts 1 organisatie per weekdag is toegelaten. Voor deze midweekfietstochten mag de inschrijvingsperiode vrij doorlopen. (Zowel voor- als namiddag.) Tweede startplaatsen worden toegestaan voor weekdagfietstochten. Afstanden zijn vrij te bepalen. Een bijkomende kleinere afstand wordt aanbevolen.

4.       ORGANISATIES

Organisaties met meerdere afstanden en formules ook vanuit verschillende startplaatsen op dezelfde dag, worden beschouwd als één organisatie. Er komt slechts één afstand en/of formule in aanmerking komt voor de laureaatschappen.
Ter bescherming van de organisatoren laten wij in Oost-Vlaanderen per dag slechts 1 organisatie van 150 km of meer toe.

5.       PER GEWEST

Binnen hetzelfde gewest mogen er per dag maximum twee organisaties plaats vinden: een fietstocht en een veldtoertocht. Bij betwisting van een datum tussen meerdere organisatoren zal voorrang worden gegeven aan de organisatie met de grootste anciënniteit, voor zover de organisator zijn gewoon weekend heeft behouden. Bij de toewijzing van een organisatie heeft een feestdag geen voorrang op het weekend.

6.       BIJKOMENDE STARTPLAATSEN

Veldtoer- of andere fietstochten welke niet in de lokaliteit van de organiserende club starten of aankomen, worden toegelaten in zoverre in het gewest waartoe de andere lokaliteit behoort geen organisatie op de kalender staat. Wanneer voor een tocht een bijkomende startplaats wordt ingelegd, zijn dezelfde reglementen van toepassing.

De inschrijvings- en starttijden tijdens het zomerseizoen zijn voor alle cluborganisaties onbeperkt. In de winterperiode worden de inschrijvingsuren door de PCR vastgelegd.

7.       TO-DO

De organiserende club zal een week voor de organisatie de wegwijzers en eventueel GPX van de VTT tochten overmaken aan de voorzitter van de PCR.

8.       TO-DO

De uitpijling van de verschillende fiets- en MTB tochten gebeurt door pijlen die worden opgehangen. Stempelen op de grond is verboden.

9.       TO-DO

Voor de praktische regeling krijgen alle organisaties een code.

10.   HAPPENING

De “Happening” gaat door in de maand februari. Op deze happening zullen alle diverse herinneringen worden verdeeld aan de laureaten. Op deze Happening zullen ook de hoofdprijzen worden verloot onder de laureaten. Alle prijzen en of herinneringen dienen er te worden afgehaald, zo niet vervallen deze.

11.   INFORMATIE

Winterveldtoertochten (VTT) of winter cyclotochten kunnen net zoals de zomer-organisaties, worden georganiseerd à rato van maximum één organisatie per gewest. Voor de verdere richtlijnen VTT tochten wordt verwezen naar het VTT lastenboek.
Bij winter-cyclotochten bedragen de afstanden +/- 50 en 25 km. Deze cyclotochten kunnen ingericht worden samen met een winter vtt. Deelnames aan een winter cyclotocht komen in aanmerking voor het Provinciaal laureaatschap en het Enamelaureaatschap. De cyclotochten in de winterperiode moeten aan dezelfde voorwaarden en kwaliteiten voldoen als de VTT organisaties.

12.   BONDSBIJDRAGE

Voor alle cluborganisaties opgenomen op de provinciale kalenders dient er een bondsbijdrage van € 20,00 te worden betaald na ontvangst van de rekening. Voor Classics betaald men 70 euro.

13.   TOPRITTEN

Topritten worden georganiseerd – in het voorjaar - op één dag tijdens het weekend. Volgende afstanden worden voorzien voor de verschillende topritten (voorheen brevetten) : 35-, 50-, 75-, 100-, 150 km. De organisator maakt de keuze, op een zaterdag of op een zondag. Met uitzondering van de toprit 150km. De topritten van 150 km worden nog enkel op zaterdag ingericht. De topritten kunnen zowel op de weg als op een VTT-parcours worden georganiseerd. Een Toprit wordt beschouwd als een gewone fietstocht.

14.   TOPCLUB

Organisatoren van de topritten 75, 100 of 150 km dienen verplicht een bijkomende fietstocht met kortere afstand te organiseren. Topritten krijgen geen voorrang op andere fietstochten. Wanneer de topritten georganiseerd worden mogen er ook andere fietstochten op de kalender geplaatst worden in een ander gewest. De topritten kunnen worden georganiseerd per gewest. Indien meerdere kandidaten voor dezelfde Toprit in aanmerking komen zal tot lottrekking overgegaan worden. Samenwerking tussen clubs van verschillende gewesten wordt voor de topritten over langere afstanden (100 - 150 km) aanbevolen. Topritten worden enkel in het voorjaar georganiseerd. Aan het einde van het seizoen zijn er in iedere reeks twee klimmers en twee dalers. Iedere reekswinnaar heeft het daaropvolgende jaar recht op een selectieproef voor de Topclubklassering, net als de club met de grootste puntenwinst in de eerste provinciale reeks.

15.   BIJKOMENDE AFSTAND BIJ TOPRITTEN

De clubs met het grootste algemeen puntentotaal worden uitgeroepen tot de Topclubs van het jaar. Aan de Topclubklassering zijn naturaprijzen verbonden. De clubs worden, op grond van de prestaties tijdens het voorgaande jaar, onderverdeeld in vier provinciale reeksen. Dat gebeurt zonder rekening te houden met het aantal aangesloten leden. De eerste drie provinciale reeksen tellen elk 15 clubs en al de overige clubs worden ondergebracht in de vierde provinciale reeks.

16.   GEWESTEN-  De provincie wordt ingedeeld in vijf gewesten:

Meetjesland
Waasland
Centrum
Denderstreek
Schelde & Leie

17.   INSCHRIJVINGEN EN TAAK ORGANISATOREN

De organisator is verantwoordelijk voor de volledige organisatie en zorgt voor voldoende medewerkers. Hij staat onder meer in voor:
- de deelnamekaarten of polsbandjes (met noodnummer) voor de deelnemers, eventueel van verschillende kleur per afstand en formule;
- de inschrijvingsstrookjes voor de dagvergunningen;
- het tijdig inscannen van alle deelnemers, zowel vergunninghouders als niet-vergunninghouders;
- het innen van de inschrijvingsgelden;
- het tijdig storten van de verschuldigde sommen aan Cy.Vl. na ontvangst van de afrekening;

18.   AFGEVAARDIGDEN

De PCR kan afgevaardigden aanduiden welke de opdracht hebben om promotie te voeren voor de Cy. Vl.                                                                                                                  De afgevaardigden zijn niet aangeduid om het werk van de organisator over te nemen mocht deze in gebreke blijven. De afgevaardigden maken na uw organisatie een kort verslagje op die op de volgende PCR vergadering wordt besproken.
De organisator verziet ook steeds een paar parkeerplaatsen voor de PCR afgevaardigden.

19.   INSCHRIJVINGSTARIEVEN

- Voor alle gewone cyclo organisaties in de zomerperiode tot 100 km bedraagt het inschrijvingsrecht per deelnemer € 2,00. Vanaf 101 km tot 200 km bedraagt het      inschrijvingsrecht € 2,50 en vanaf 201 tot 300 km is dit € 3,00.

- Het inschrijvingsrecht op alle cyclo-tochten in de winterperiode bedraagt 4 euro.

- Bij één ster-organisaties bedraagt het inschrijvingstarief 3 euro. (Minstens 1 bevoorrading.) Per bijkomende bevoorrading mag 1 euro meer worden gevraagd.

- Bij twee sterren-organisaties bedraagt het inschrijvingstarief 4 euro. (Minstens 1 bevoorrading.) Per bijkomende bevoorrading mag 1 euro meer worden gevraagd.

- Voor de veldtoertochten (VTT) is het inschrijvingsrecht bepaald op 4 euro (Minstens 1 bevoorrading.) Per bijkomende bevoorrading mag 1 euro meer worden gevraagd.

- Het inschrijvingsrecht op ”Ename”-tochten bedraagt 5 euro. De deelnemers ontvangt er wel een gratis consumptie. (Minstens 1 bevoorrading.) Per bijkomende bevoorrading mag 1 euro meer worden gevraagd.

- De deelnemers aan de begeleide kidstochten U15 jaar, betalen geen inschrijvingsrecht maar niet-aangesloten kids betalen wel de 2 euro dagverzekering.

 - Op classics varieert het inschrijvingsbedrag van minimum 5 euro tot meer.

- Bij fietstochten voor het goede doel zijn de tarieven vrij.

- Jongeren (U15) nemen gratis deel (behalve bij Classics en anders speciale organisaties).

- De niet vergunninghouders betalen altijd 2 euro meer. Dit voor een dagverzekering.

- Alle organisaties die afwijken van het gewone tarief moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen.
- De PCR zal een boete opleggen bij het niet respecteren van de inschrijvingstarieven.

Alle tarieven moeten aan de PCR worden gemeld minstens 4 maanden voor aanvang van de organisatie. Organisatoren die zich niet houden aan de tarieven kunnen bekeurt worden.
Organisatoren die, na ontvangst van de afrekening, nalaten tijdig de verschuldigde bedragen over te maken op de betreffende rekening, kunnen geschrapt worden van de kalenders.

20.   PROVINCIALE LAUREAATSCHAPPEN

Alleen de organisaties voorkomend op de officiële Oost-Vlaamse wielertoeristenkalender van Cy. Vl. komen in aanmerking voor het behalen van de titel van "Provinciaal Laureaat, "Trek MTB Challenge laureaat, Enamelaureaat  en "Kidslaureaat".
Om in aanmerking te komen voor het winnen van de hoofdprijzen moet de laureaat aanwezig zijn op de prijsuitreiking

21.   PROVINCIAAL LAUREAAT

Is Provinciaal Laureaat, de wielertoerist(e) die slaagt in minimum dertig (30) organisaties van 1 januari tot 31 december.

22.   MTB LAUREAAT

Is Trek MTB Challenge, de wielertoerist(e) die voldoet aan de voorwaarden jaarlijks bepaald door de PCR en welke zijn opgenomen in het reglement.

23.   ENAME LAUREAAT

Is Ename-laureaat, de wielertoerist(e) die aan het einde van het jaar voldoet aan de voorwaarden jaarlijks bepaald door de PCR en welke worden gepubliceerd op de kalender.

24.   KIDSLAUREAAT

Is Kidslaureaat, de wielertoerist(e) U15, die slaagt in minimum dertig (30) organisaties van 1 januari tot 31 december.

25.   HOE WORD IK LAUREAAT

Het is de wielertoerist(e) toegelaten aan twee verschillende organisaties per dag deel te nemen.
Dit geldt ook voor de organisaties met verschillende afstanden. Voor de laureaatschappen en de Topclubklassering komt echter elke Toprit, elke fietstocht, veldtoertocht maar éénmaal in aanmerking.
Men moet op elke tocht een geldige vergunning laten inscannen.

26.   PROVINCIALE TROFEËN EN EREPRIJZEN:

Provinciale Topclubtitel zullen worden toegekend aan de Oost-Vlaamse clubs met de grootste puntentotalen in de verschillende provinciale reeksen van de Topclubklassering.

Voor de Oost-Vlaamse Topclubklassering worden volgende selectieproeven weerhouden:

- de topritten: 25-, 35-, 50-, 75-, 100-, 150 km

- één fietstocht van de topclubwinnaars van het jaar voordien.

-  één fietstocht van de club uit de eerste provinciale topclubrangschikking met de grootste stijging ten opzichte van het vorige jaar.

-  de “Ename”organisaties. (zie kalender)

Voor deelname aan de selectieproeven worden de punten toegekend à rato van één punt per deelnemer.

- Per Provinciale Laureaat wordt aan het einde van het jaar 10 punten toegekend.

- Per Provinciaal Trek MTB Challenge laureaat wordt aan het einde van het jaar 10 punten toegekend.

- Per Kidslaureaat wordt aan het einde van het jaar 10 punten toegekend.

- Per Ename-laureaat wordt aan het einde van het jaar 10 punten toegekend.

 

27.   TOPCLUB

De clubs met het grootste algemeen puntentotaal worden uitgeroepen tot de Topclubs van het jaar. De Topclubklassering bestaat uit vier reeksen. De winnaars van elke reeks krijgen een geschenk van de PCR.
De clubs worden, op grond van de prestaties tijdens het voorgaande seizoen, onderverdeeld in vier provinciale reeksen. Zonder rekening te houden met het aantal aangesloten leden.
De eerste drie provinciale reeksen tellen ieder 15 clubs en al de overige clubs worden ondergebracht in de vierde provinciale reeks.
Aan het einde van het seizoen zijn er in iedere reeks twee klimmers en twee dalers.
Iedere reekswinnaar heeft het daaropvolgende seizoen een selectieproef voor de Topclubklassering, alsook de club met de grootste puntenwinst in de eerste provinciale reeks.

28.   KLASSEMENT TOPCLUB

De organisator van een Toprit kan maximaal 40 punten verdienen voor de topclubklassering. Er mogen wel meerdere leden deze tochten fietsen.

29.   KIDS

In onze provincie worden jaarlijks kidstochten ingeschreven op de kalenders. Een kidstocht organiseren is niet verplicht maar sterk geadviseerd. Deze tochten kunnen zowel op de weg als door bos en veld worden gereden. De afstand bedraagt maximum 25 km op de weg en 15 à 20 km voor een veldtoertocht. In de rustplaats, ongeveer halfweg het parcours, wordt een kleine bevoorrading voorzien.
Onder kids wordt verstaan de jongeren die minimum 5- en maximum 14 jaar oud zijn (U15). Zij nemen gratis deel aan de kidstochten. Er wordt steeds in groep gereden, met begeleiding van wegkapiteins en/of initiators. De organisator zorgt voor de nodige ondersteuning van de kidstocht.
Bij aankomst ontvangen de kids meestal een kleine attentie. Deze is evenwel niet verplicht. De doelgroep voor deze kidstochten zijn kinderen van 7 tot en met 14 jaar.
Er wordt steeds gestart op zaterdag om 13.30u. en op zondag om 9.30u. Uitzonderingen hierop zijn mogelijk. Tijdens de zomerperiode kan op eenzelfde dag – maar niet op de zelfde organisatie - zowel een kids cyclotocht als een kids vtt tocht worden georganiseerd.
Het individueel deelnemen aan fiets- en veldtoertochten is toegelaten vanaf de leeftijd van 5 jaar. De minimum leeftijd moet bereikt zijn de dag van de uitstap.

30.   ADRES

Alle adreswijzigingen van clubverantwoordelijken wielertoerisme, zoals voorzitter, secretaris en/of briefwisselaar, lokaal, enz dienen onmiddellijk te worden gemeld aan het secretariaat van Cy. Vl. met afschrift aan de voorzitter en de secretaris van de PCR.

31.   VTT

Er kunnen maximum twee vtt tochten per dag in de provincie (zomer en winterperiode) worden georganiseerd. Maar nooit twee in hetzelfde gewest.
Variabele data (feestdagen) hebben geen voorrang op het weekend.
Als beide organisaties samenvallen (in hetzelfde gewest) moeten de clubs tot een akkoord komen. Zo niet zal de PCR een beslissing nemen.
Aanvragen:
Enkel de organisatoren die vóór 1 september hun aanvraag hebben ingediend voor het organiseren van respectievelijk een zomer- of winterveldtoertocht kunnen op de kalender worden ingeschreven.
Afsluiting zomer- en winterseizoen:

32.   HAPPENING

Tijdens de Happening (februari) zullen de verschillende laureaten beloond worden door de PCR met een waardevolle naturaprijs.
De Enamelaureaten ontvangen er eveneens hun herinnering.

33.   KIDS

Een kidstocht organiseren is niet verplicht maar sterk geadviseerd.
Kids die in groep en onder begeleiding fietsen, kunnen zich inschrijven aan de kidsstand. De deelname in groep is gratis, er dient enkel een dagvergunning te worden genomen. Bij aankomst ontvangen de kids meestal een kleine attentie. Deze is evenwel niet verplicht. De doelgroep voor deze kidstochten zijn kinderen van 7 tot en met 14 jaar.
Er wordt steeds gestart op zaterdag om 13.30u. en op zondag om 9.30u. Uitzonderingen hierop zijn mogelijk.
Tijdens de zomerperiode kan op eenzelfde dag – maar niet op de zelfde organisatie - zowel een kids cyclotocht als een kids vtt tocht worden georganiseerd. De afstanden (cyclo en vtt) mogen bij een kidstocht in de zomerperiode niet meer dan 25 km bedragen.
Een kids vtt tocht in de winterperiode mag maximum 15/20 km bedragen.
Het individueel deelnemen aan fiets- en veldtoertochten is toegelaten vanaf de leeftijd van 5 jaar. De minimum leeftijd moet bereikt zijn de dag van de uitstap.
Het lastenboek VTT kan door eenvoudige aanvraag verkregen worden bij de PCR.

PCR 1/12/2019